Som dokumentation, kan der fx tages udgangspunkt i oplysninger fra bygningsejeren, projekteringsmateriale, inspektion af anlægget eller observationer af, om der er opsat styring, som anlægget kan reagere på (fx temperatur, fugt, CO2, tryktab mm). For eksisterende bygninger, kan det være svært, at få konkrete dokumentation om anlæggets type og drift og konsulenten må derfor lave sin bedste vurdering, ud fra de oplysninger, som er tilgængelige og beskrive eventuelle usikkerheder i energimærket.
Alt efter hvilken dokumentation man har adgang til, kan man forsøge at fastsætte reduktionsfaktoren. Hvis man fx kun har adgang til observationer om, at der installeret VAV, men har man ikke har kendskab til hvordan anlægget kører, bør man lave et mere konservativt skøn i nærheden af de 0,85, og omvendt hvis man har mere konkret dokumentation for anlæggets drift, kan man forsøge at tilpasse reduktionsfaktoren derefter.